Structuurfreak?

Nu het echte leven weer begint moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Daarom deze tweede blog uit een korte serie over timemanagement.

In de vorige blog ging het over het verzamelen van alle informatie op één plek, en het eens per dag categoriseren van informatie.Vandaag heb ik het over structureren van activiteiten en plannen van mijn agenda.

 Strucuur

Een van de grote geheimen van timemanagement is het opbouwen van herinneringsstructuren: van te voren ingebouwde reminders. Om te voorkomen dat je straks in tijdnood komt moet je van te voren nadenken over toekomstige behoeftes. Als ik een training geef zijn er een aantal vaste routines die ik sowieso al kan inplannen, zoals bijvoorbeeld: 4 weken van te voren een intake uitsturen, 2 weken van te voren de training finetunen, 1 week van te voren de handouts inleveren, 1 dag na de training de factuur versturen.
Door deze taken als blok in mijn agenda te zetten kan ik in mijn weekplanning rekening houden met deze taken, en voorkom ik verrassingen.

Het maakt ook dat ik minder geneigd ben om deze activiteiten uit te stellen; ik heb er al over nagedacht en er tijd voor geboekt; laat ik het dan ook maar doen. En laat dat nou ook nog eens wetenschappelijk bewezen zijn *.

Structureren betekent ook dat ik activiteiten cluster:  hoeveel werk is het om 1 binnenkomende factuur af te handelen? Het lijkt een fluitje van een cent, maar kijk eens naar alle handelingen: factuur scannen,  factuur verwerken in het boekhoudsysteem (openen, codes opzoeken en toekennen), overboeken ( internetbankieren openen, pasjes en apparaatjes bij elkaar zoeken), factuur in mijn administratie opslaan. Het gaat bij mij over 4 computerprogramma's, 2 fysieke ruimtes, en 5 apparaten!.
Maar ik hoef die inkomende facturen helemaal niet dezelfde dag als betaald te hebben; dus als ik elke twee weken een uur daarvoor blok, kan ik het als 1 activiteit behandelen, ipv steeds alle handelingen te doen die horen bij het verwerken van één factuur.

Ook email valt voor mij prima te clusteren:  Mijn email hoeft niet a la minute beantwoord te worden, dus vier keer per dag email checken en direct beantwoorden werkt prima voor mij.

Knikkers in de pot

Binnen timemanagement wordt de metafoor van de stenen in de pot veel gebruikt: als je zoals op het plaatje eerst het zand, dan de kiezels en dan de grote stenen in de pot probeert te krijgen lukt het niet. Als je eerst de grote stenen in de pot doet, dan de kiezels, en op het einde nog het zand in de gaatjes laat lopen, dan past het prima.
Voor timemanagement betekent dat dat je eerst de grote activiteiten plant, daarna de kleinere taken, en de losse minuutjes hoef je niet van te voren in te vullen, maar kun je, als ze zich voordoen, opvullen met het zand, de kleine acties van minder dan 5 minuten. In mijn agenda werk ik liefst ook zo; ik plan eerst de grote blokken, en schuif dan met de kleine acties er om heen. Omdat ik weet hoe belangrijk focus is (zie daarvoor de volgende blog), wil ik mijn grote blokken ook echt aaneengesloten hebben.
Mijn stenen en mijn kiezels staan als blokken in mijn agenda, en het zand staat, als het niet aan een exacte tijd en plaats gebonden is, op de takenlijst.

Deze planning dwingt mij ook om na te denken over mijn beschikbare tijd, de daadwerkelijke duur van een activiteit, en de beste tijd voor een activiteit: Ik weet uit ervaring dat ik het meest geconcentreerd kan werken aan administratie, ontwerpen en schrijven in de ochtenduren; dat helpt bij mijn planning, want dan kan ik voor die activiteiten ook het beste ochtendblokken plannen.

Als er veel adhoc-klusjes komen zal ik wellicht mijn planning moeten bijstellen, maar altijd met het hele plaatje (dus pot, stenen, kiezels én zand) in beeld.

"Maar zo werkt het niet bij mij"

Ik wordt steeds gestoord, ik kan me niet concentreren als er geen deadline is, ik weet niet hoelang mijn klusjes gaan duren. Volgende keer meer over focus en hoe je gefocust werken kunt leren en organiseren.

Bronnen: 

Unfulfilled goals interfere with tasks that require executive functions, Masicampo en Baumeister, Tufts University, USA, 2011

Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals.Masicampo en Baumeister, Tufts University, USA, 2011

David Allen, Getting Things Done, 2001

Mullainathan en Shafir, Schaarste, 2013

Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014
Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014