De theorie van samenwerken

In bijna elke organisatie moet je samenwerken met anderen; soms leuke mensen, soms 'lastige' mensen. Toen ik wegging uit een organisatie van 1000 man, en, in eerste instantie, helemaal alleen aan Barcavela begon hoefde ik even niet samen te werken; maar wat was dat eenzaam.... de mens is toch een sociaal wezen. Ik miste het sparren met anderen, elkaar helpen, even samen aan de koffie-automaat, de simpele vraag naar mijn weekend. Ik was dan ook blij toen ik weer meer kon gaan samenwerken met anderen.

Maar omdat samenwerken niet altijd eenvoudig is, is het goed om soms eens even stil te staan bij de theorie van samenwerken; waarom, hoe, verschil tussen losse groep en high performance team. Een eenvoudig model rondom samenwerken gaat uit van een rangorde van vijf hoofdzaken:

1. doelen 
2. taken 
3. procedures 
4. persoonlijke verhoudingen 
5. persoonlijke overtuigingen 

Doelen: 

Voor effectieve samenwerking moeten de doelen duidelijk, begrepen en aanvaard zijn: zonder doel geen noodzaak tot samenwerken. Binnen een team is bij de leden het besef aanwezig dat ze door samen te werken in staat zijn een doel te bereiken dat groter is dan eenieders individuele kracht. Dat gezamenlijke doel bindt en verbindt. Binnen een losse groep is de overheersende gedachte vaak dat men is samengevoegd vanwege  administratieve redenen, om de ‘span of control’ beheersbaar te houden of juist om een managementlaag eruit te kunnen snijden; er is geen gezamenlijk doel.

Taken:

Voor een goede samenwerking is het nodig dat ieder teamlid, ook de leidinggevende, precies weet wat ieder ander van hem verwacht of nodig heeft.. Binnen goed lopende teams zijn de leden ervan doordrongen dat iedereen bijdraagt aan het eindresultaat en dat door inzicht te verkrijgen in elkaars werkzaamheden het proces kan worden gestroomlijnd. Binnen een groep zijn mensen vooral bezig met hun eigen taak en is er weinig begrip en kennis van de taken van de andere groepsleden. Er is geen overzicht hoe de ander bijdraagt aan het eindresultaat. Dit is overigens vaak ook de basis voor onbegrip, achterdocht en eigen koninkrijkjes. 

Als de taken duidelijk en redelijk conflictloos zijn zal het team effectief werken. 

Binnen goedlopende teams wordt gestuurd vanuit betrokkenheid. Teamleden wordt gevraagd mee te denken over de doelstellingen en hoe deze te bereiken. Naast hun ‘handen’ wordt actief gebruik gemaakt van hun ‘hoofd’. Immers, twee weten meer dan één. En dan kunnen schijnbaar onmogelijke doelstellingen op een creatieve manier worden gerealiseerd. Het verschil tussen en team en een groep is binnen dit kader dan ook dat in een groep de manager vanuit controle stuurt. De leden krijgen te horen welke taak ze moeten uitvoeren, wanneer dit gereed moet zijn en bij voorkeur hoe dit moet gebeuren. Ze worden gereduceerd tot ‘handjes leveren’.

Procedures: 

Als het doel (wat en waarom) en de taken (wie)  helder zijn, moet ook nog gekeken worden naar procedures, het hoe. Hoe worden besluiten genomen, problemen aangepakt, gesprekken geleid, conflicten gehanteerd.
Binnen goedlopende teams voelen de leden zich verbonden en nemen verantwoordelijkheid voor de onderlinge samenwerking. In plaats van over elkaar te praten wordt er met elkaar gepraat. De manager wordt alleen ingezet als conflicten (dreigen te) escaleren. Het verschil tussen een goedlopend team en een groep is in dit opzicht dat bij een groep bij conflicten over elkaar wordt gesproken en voor het oplossen ervan wordt gekeken naar de manager. Hij/zij is degene die ervoor moet zorgen dat problemen in de samenwerking worden opgelost.

Onderlinge verhoudingen:

De mate waarin men elkaar vertrouwt, helpt, respecteert en zich prettig met elkaar voelt, kan de wijze van samenwerken beïnvloeden. Negatieve gevoelens komen tot uiting in het verbale en niet-verbale gedrag. Men ontloopt elkaar, neemt elkaar op de korrel (rechtstreeks of in de vorm van roddel) en ervaart het samen moeten werken als een ‘pijn’. Vaak wordt in dergelijke gevallen gesproken over ‘strijdige karakters’ en ‘mensen met een onprettige aard’. 

Binnen een goedlopend team is er vertrouwen wat leidt tot open communicatie waarbij eenieders inbreng wordt gewaardeerd. Er wordt geluisterd en men beseft dat verschillende invalshoeken bijdragen aan het vinden van een oplossing voor problemen.

Binnen een groep daarentegen wordt vaak wantrouwen ervaren waardoor de leden op gaan letten wat ze zeggen. Ze zorgen ervoor dat ze vooral geen ‘domme dingen’ zeggen. Dit gaat ten koste van creativiteit en probleemoplossing.

Topteams weten ook hoe belangrijk het is om successen gezamenlijk te vieren en trots te zijn op wat is bereikt. De manager beseft dat het zijn taak is de voorwaarden te scheppen om de teamleden te laten excelleren. Het grote verschil met een groep is daarbij dat binnen een groep resultaten nauwelijks worden gevierd; ‘doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg.’ Feedback gaat binnen een groep vooral over waar het fout is gegaan en wat er verbeterd moet worden. Successen die er zijn worden door de manager ‘geclaimd’.

Persoonlijke overtuigingen: 

Een team bestaat uit individuen, personen met eigen overtuigingen, ideeën of opvattingen over van alles en nog wat, bewust en onbewust. Het is handig om elkaars overtuigingen op relevante gebieden te kennen. Als je elkaars overtuigingen kent, begrijp je soms beter waarom iemand iets doet of zegt of juist niet doet of zegt.

Context:

De context waarin een team werkt heeft invloed op de effectiviteit van een team. Een bureaucratische cultuur, een hoofdkantoor dat van alles wil, veranderende wetgeving, veranderende klantwensen: allemaal voorbeelden van zaken die de werking van een team in positieve of negatieve zin kunnen beïnvloeden. Teamontwikkeling, of leren samenwerken, betekent dat je als team moet leren die context te beïnvloeden, en tegelijkertijd als individueel teamlid dicht bij jouw eigen overtuigingen te blijven.


Meer weten over de samenwerking binnen jouw team?

we kijken graag met jou mee naar de wat, waarom, wie, hoe, en samen van jouw team:

WAT moet er gebeuren en WAAROM (doelen) 

WIE gaat dat doen (taakverdeling)
HOE gaat dat gebeuren (procedures) 

SAMEN met anderen die anders denken dan jij