Focus en filters

Nu het echte leven weer begint moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Daarom deze derde blog uit een korte serie over timemanagement.

In de de vorige blogs ging het over het verzamelen en categoriseren van informatie, het structureren van activiteiten en beheren van mijn agenda. vandaag meer over focus en filters.

Informatie Overload

Een van de grootste klachten op dit moment is Informatie Overload. Maar zoals technologisch visionair Clay Shirky* stelt: het gaat niet om een overvloed van informatie maar om een probleem met filteren: Je aandacht is beperkt en waardevol: als je minder informatie wil moet je beter filteren.Ons brein kan heel veel informatie verwerken aan, maar het scheiden van  belangrijke en triviale informatie kost verwerkingscapaciteit; het kost energie en het maakt moe.

Filters

Even terugkomen op Obama: als hij ter voorbereiding op de volgende top op zijn pc door zijn top-secret documenten bladert, krijgt hij dan ook nog 25 statusupdates, 100 tweets, 6 kattenfoto's en 600 junkmails onder in zijn scherm te zien, terwijl zijn telefoon hem daarnaast nog 8 keer uit zijn concentratie haalt? Ik denk het niet.  Hij kan focussen op wat hij doet omdat hij niet wordt afgeleid door zaken die er op dat moment niet toe doen. En ja, hij heeft een volledige staf om dat te verzorgen, en wij moeten het allemaal zelf organiseren.

Pull vs Push

Als je belangrijke zaken te doen hebt, en je je hersencapaciteit optimaal wil inzetten, is de meest voor de hand liggende optie om triviale informatie buiten de deur te houden: werken in een stille, opgeruimde ruimte, zonder telefoon, social media, email, of huilende kinderen.

Nu is dat natuurlijk niet altijd en niet voor iedereen te doen, maar als je je brein, en daarmee je prestaties ermee kunt helpen, is het wellicht toch de moeite waard om te technologie af en toe in je voordeel te laten werken: je voicemail kan telefoontjes afvangen, je inbox slaat emails voor je op, je tijdlijn blijft ook actief als je offline bent. En heb jij toevallig een baas of opdrachtgever die eist dat je hem altijd direct moet antwoorden; maak dan voor deze persoon een maasje in het net; stel je email en telefoon zo in dat alleen zijn berichten door je filter komen.

De push-methode houdt in dat elke prikkel zich naar voren dringt, de pull-methode zet JOU aan het roer, jij haalt informatie op als je hem hebben wil. Het helpt mij altijd als ik me realiseer dat ik gerust 4 uur niet bereikbaar ben als ik een training geef, waarom zou ik dan niet ook een paar uur onbereikbaar kunnen zijn als ik een stuk schrijf of een ontwerp maak. En een andere helpende gedachte voor mij is weer die Obama; die toch echt niet elk telefoontje direct en zelf opneemt.

Waar de eerste mobiele telefoons ons lieten denken dat belangrijke mensen altijd bereikbaar waren weten we nu wel beter: echt belangrijke mensen zijn niet altijd bereikbaar

Focus 

Onderzoekers van het Princeton University Neuroscience Institute* onderzochten het effect van een rommelig bureau, en concludeerden exact wat mijn moeder mij vroeger al leerde: een rommelige omgeving maakt dat je moeilijker kunt focussen en maakt het lastiger om informatie te verwerken. De enige kanttekening is dat het voor creatieve taken soms wel handig is om geen smalle maar een brede focus te hebben, en dat is dan ook de enige omstandigheid dat het kan helpen om wel veel prikkels te ontvangen.

En dan...

Dus je hebt informatie verzameld en gecategoriseerd in doen, niet doen, delegeren en uitstellen, je hebt je agenda gestructureerd en taken geclusterd, maar nog steeds ligt er te veel je bordje? Volgende keer meer over prioriteren van taken en over het omgaan met een aantal beperkende overtuigingen.

Bronnen: 

Clay Shirky,  Here Comes Everybody, 2009
McMains S, Kastner, Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex, Journal of Neuroscience, 2011

Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014

Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014