zin en onzin over vergaderen

Een aantal jaren geleden was ik met mijn man op vakantie, en het fijnste vakantiemoment was voor hem dan de maandagochtend: op een mooie plek vertoeven EN geen werkoverleg. Inmiddels zijn wij allebei zelfstandig ondernemer, mede om zinloze vergaderingen te vermijden.

Vergaderen neemt binnen organisaties gemiddeld 25 procent van de werktijd in beslag. Ik deel dan ook graag een aantal tips met je om effectiever om te gaan met de tijd van jezelf en de tijd van je medewerkers; tijd die je beter kunt besteden aan zaken die zinvol zijn en jullie energie geven, in plaats van aan zaken die energie kosten.

Doel
De eerste, verschrikkelijk basale maar nog steeds heel zinvolle tip: vraag je voor je een vergadering bijeen roept wat het doel van de bijeenkomst is? Wil je informatie delen, kennis verzamelen, draagvlak creëren, besluiten laten accorderen? Veel informatie kan net zo goed per mail of in de wandelgangen worden gedeeld en ook kunnen veel besluiten uitstekend door één of twee personen of door een klein werkgroepje genomen worden, zonder er met een grote groep over te vergaderen.

Maar als er dan toch vergaderd moet worden is het maar beter dat JIJ weet wat je wil bereiken, dan kun je dat namelijk ook uitleggen aan de andere deelnemers, en weten zij wat van hun verwacht wordt. Ik maakte zelf laatst het volgende mee: Het afdelingshoofd van een zorgafdeling riep een vergadering bijeen over de pauzetijden. Zij wilde in deze bijeenkomst samen met de medewerkers brainstormen over de voor-en nadelen van vaste pauzemomenten, en de impact ervan op het zorgproces, om deze informatie mee te kunnen nemen naar het directieteam, en in te brengen in de organisatiebrede zorgvisie. Haar medewerkers kwamen echter op hoge poten naar de vergadering, hadden zelfs hun vrije dag hiervoor ingeleverd, omdat ze dachten dat er al beslissingen waren genomen en hiertegen wilden protesteren. Waar het afdelingshoofd dus alleen meningen wilde peilen, werd de vergadering gedomineerd door emoties, lukte het haar niet een breed en diep beeld te krijgen van de verschillende mogelijkheden en hun voor-en nadelen.

Geef dus altijd al in de uitnodiging en de agenda aan wat het doel van de vergadering is.

Daarnaast is het zo dat deze verschillende doelen ook allemaal om een andere vergadersetting vragen, maar daarover straks meer.

Wie
Als je weet wat het doel van de bijeenkomst is kun je ook pas beslissen over de genodigden. Iedereen heeft wel eens vergaderingen bijgewoond waarbij er mensen aan tafel zitten die niets met het onderwerp te maken hebben, maar er wel uitgebreid over mee praten, terwijl de beslissingsbevoegden over het betreffende onderwerp niet aanwezig zijn, of soms zelfs niet eens zijn uitgenodigd.
Zorg er dus voor dat alleen de juiste mensen aanwezig zijn; en als de sleutelfiguren niet kunnen wijk dan uit naar een ander moment.
Zorg er overigens ook voor dat de deelnemers aan de vergadering elkaar kennen; een voorstelrondje met minimaal naam en functie is essentieel om ervoor te zorgen dat mensen elkaars bijdragen naar waarde kunnen schatten.

Informatie
Hoe vaak heb ik niet in vergaderingen gezeten waar op het moment zelf de agenda werd samengesteld, niemand van te voren stukken had ontvangen, en waarin de helft van de tijd werd besteed aan het uitleggen van hetgeen er eigenlijk in de stukken stond. Zorg dus dat iedereen tijdig de relevante informatie heeft, en bewaak dat deze informatie ook van te voren is doorgenomen.

Vergaderregels
De vergadering loopt verschrikkelijk uit, driekwart van de agenda is niet behandeld, alleen de schreeuwers komen aan het woord; de vergadering from hell.
Vergaderingen voorzitten is een vak op zich, en het helpt om een aantal spelregels met elkaar af te spreken, bijvoorbeeld: We luisteren naar elkaar en laten elkaar uitspreken, we beginnen op de afgesproken tijd, wie te laat is moet zelf zorgen dat hij aan de juiste informatie komt.

Om uitloop te voorkomen is het handig om per onderwerp een procedure en een tijd af te spreken, bijvoorbeeld: we hebben voor dit onderwerp een half uur, we doen eerst een rondje waarin iedereen in twee zinnen zijn eerste indruk kan geven, vervolgens gaan we twintig minuten in op de voor –en nadelen, waarna we afsluiten met een conclusie. Het is de taak van de voorzitter om deze planning te bewaken, grijp in als iemand zich hier niet aan houdt! Zorg ervoor dat de tijdsduur per vergaderonderwerp niet alleen bij jou bekend is, maar ook bij de deelnemers: zo ligt de verantwoordelijkheid voor de tijd bij iedereen gezamenlijk.

Soms raken mensen in oeverloze discussies met elkaar (vaak over details), of maken de deelnemers de vergadertafel tot hun persoonlijk strijdtoneel. Het is de taak van de voorzitter om te bewaken dat iedereen bijdraagt aan de vergadering; soms zal hij mensen moeten afkappen, als hun punt gemaakt is en zij in herhalingen vallen, soms zal hij mensen extra moeten uitnodigen om te spreken.

Besluiten
Als voorzitter bewaak je per agendapunt of het doel bereikt is: zijn er afspraken gemaakt, besluiten genomen, acties vastgelegd. Het is overigens voor alle deelnemers zinvol om te weten wat de procedure is: moet iedereen het voor 100% eens zijn, wordt er gestemd, geldt 51% als de meerderheid van stemmen; liever vooraf bespreken dan naderhand veel tijd raken aan gesteggel hierover.

Rondvraag
En dan denk je bijna klaar te zijn met de vergadering, komt daar nog een rondvraag die uren duurt en waarin de echt belangrijke zaken boven tafel komen. Een rondvraag zou eigenlijk heel kort moeten zijn, en enkel over heel praktische zaken mogen gaan. Essentiele onderwerpen verdienen meer tijd en aandacht, en horen dus een eigen plek op de agenda te hebben.

Het is een tip om bij het begin van de vergadering alle deelnemers te vragen of de agenda akkoord is, en eventueel nog nagekomen onderwerpen toe te voegen, waarbij je gezamenlijk kunt prioriteren welke onderwerpen dan wel en niet vandaag behandeld zullen worden; nog beter is het uiteraard als men extra onderwerpen van te voren doorgeeft, zodat iedereen zich ook kan voorbereiden. In sommige organisaties wordt de rondvraag overigens niet aan het einde maar aan het begin van de vergadering geagendeerd; dat voorkomt het oppotten van de hete brei tot het laatste.

Notulen
Voorzitter en notulist zijn gescheiden functies; de voorzitter stuurt en vat samen, de notulist schrijft op wat besproken of afgesproken is. Soms bestaan notulen uit niet meer dan de namen van de aanwezigen en de besluiten- en actielijst, soms is het relevant om woordelijk het besluitvormingsproces te kunnen teruglezen. Spreek met elkaar af wat je verwacht van de notulen; een woordelijk verslag, een weergave op hoofdlijnen, of een overzicht van genomen besluiten?

Vergadersetting
Vierkante vergadertafels zijn nog steeds heel standaard, maar niet effectief: als het doel van je vergadering overleg of samenwerking is zijn barkrukken een ideale vergadersetting, bij besluitvormende vergaderingen is staand vergaderen het meest efficient, terwijl voor het delen van informatie is een ovale tafel het meest effectief is (bron TNO, 2008).

Om creativiteit te bevorderen is het een prima idee om regelmatig van positie te wisselen, dat kan bijvoorbeeld met een Open Space methode, of door de denkhoeden van deBono aan specifieke stoelen te koppelen (een andere keer meer hierover)

De beste vergadertijd is tussen 3 en 5 ’s middags; In de middag is het testeronniveau meer afgestemd op sociale vaardigheden, en zo op het eind van de middag is iedereen over zijn afterlunch dip heen.

Checklist
Heel kort samengevat in een checklist:
- is mij en de deelnemers helder wat het doel van de vergadering is?
- zijn de sleutelfiguren aanwezig?
- heeft iedereen tijdig alle relevante informatie ontvangen?
- weten de deelnemers wat er van hun verwacht wordt?
- is iedereen het eens met de agenda?
- is er per agendapunt een procedure en een tijdplanning?
- is bepaald hoe besluiten worden genomen?
- is afgesproken wie notuleert en wat er genotuleerd wordt?
- is mijn vergadersetting optimaal?

Wil je mijn artikel opnemen in een website/blog, tijdschrift of ander medium? Leuk! Dan vraag ik je wel mij hierover te informeren én de volgende tekst op te nemen: "Door Ellen Schiffeleers, business coach/trainer voor zelfstandige professionals. Ga naar www.barcavela.nl : Barcavela, slimme mensen wijzer maken".

En wil je meer informatie of persoonlijke ondersteuning, neem gerust een keer contact op met Barcavela