Timemanagement , een kwestie van prioriteren?

Nu het echte leven weer begint moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Daarom deze vierde blog uit een korte serie over timemanagement.

In de de vorige blogs ging het over het verzamelen en categoriseren van informatie, het structureren van activiteiten en beheren van mijn agenda, en over focus en filteren. Vandaag meer over het prioriteren van taken, en het testen van je eigen overtuigingen.

Management proces

Omgaan met tijd zou je kunnen beschouwen als een managementproces: je begint met een doel, daar leid je taken uit af, die ga je prioriteren, en van daaruit ga je plannen, uitvoeren en vervolgens checken.

Voor het prioriteren van taken zijn een aantal tools beschikbaar, zoals de ABC analyse en de Pareto-analyse, maar ik wil het vandaag graag hebben over de Eisenhower Analyse. De voormalige Amerikaanse president Dwight Eisenhower zei ooit: 'What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important', en deze uitspraak is verder uitgewerkt in een schema waarin taken worden gesorteerd op belangrijkheid en urgentie.




Veel professionals denken een groot deel van hun tijd bezig te zijn met taken die belangrijk en urgent zijn, maar bij goed analyseren blijkt dat, net zoals bij Eisenhower aardig te nuanceren.

Een groot deel van de werkdag worden we bezig gehouden door taken die zich voordoen als urgent, maar eigenlijk niet echt belangrijk zijn; telefoontjes, collega's met een vraag, veel e-mails. Als je daar nog de werkzaamheden bij optelt die niet belangrijk en niet urgent zijn, taken die eigenlijk niet eens op jouw werkplek thuishoren, maar die er soms, hetzij door de buitenwacht hetzij door onoplettendheid van jezelf, wel  terechtkomen (taken als aanwezigheid bij niet relevante meetings, inboeken van cc-reply mails, niet ter zake doende nieuwsbrieven,  regelmatig updates op social media checken, een goede presentatie nog verder perfectioneren), dan zou je waarschijnlijk meer tijd overhouden voor de belangrijke zaken.

Maar ja, dan heb je alleen nog maar belangrijke taken, en dan heb je nog steeds weer de keuze of je de urgente of niet urgente zaken oppakt; urgente zaken zijn de crisissen, de brandjes die geblust moeten worden, de niet te plannen problemen, terwijl de niet urgente werkzaamheden taken als voorbereiden, factureren en netwerken betreffen: heel belangrijk, maar je komt er eigenlijk nooit aan toe, tja, alleen als je thuis bent.

Timemanagement gaat ervan uit dat je het merendeel van je tijd zou willen besteden aan de belangrijke, niet urgente zaken; voor deze taken wil je tijd hebben, en ze niet afraffelen. Wat zou het fijn zijn als je daar 80% van je tijd aan zou kunnen besteden. Dat kan alleen als je niet belangrijke en niet urgente zaken  meteen laat vallen; niemand gaat piepen als je ze niet doet. Taken die wel urgent zijn maar niet belangrijk mogen je aandacht niet afleiden van de belangrijke zaken; die delegeer je, of je ruimt er bijvoorbeeld vaste tijden die nooit meer mogen beslaan dan 10% van je werkdag voor in. In de meeste beroepen wil je eigenlijk niet bezig zijn met brandjes blussen, en dat kan alleen als je de crisis vóór bent, de deadline al ruim op tijd had ingepland en je zaken goed op orde had.

Vooronderstellingen

Voor mij is een ideale en werkbare verdeling
A: belangrijk en urgent:   10%                B:belangrijk, niet urgent:         80%
C: urgent, niet belangrijk:10%                D: niet belangrijk, niet urgent: 00%

Dat lukt me niet elke dag; maar door bij alle taken op mijn lijstje (zie de eerder blogs) goed te bedenken of ze VOOR MIJ belangrijk zijn en of ze ECHT URGENT zijn, kan ik behoorlijk schiften.

Maar er zijn zo van die dagen dat dat niet lukt, dagen waarin ik mijn eigen valkuilen weer herken: Dan ga ik een goede presentatie NOG verder perfectioneren, een mail NOG beter formuleren of een planning NOG mooier uitwerken. Ja, je lees het al: een perfectionist dus. De vooronderstelling dat werk perfect moet zijn om goed te zijn is dodelijk voor een effectief timemanagement; te veel tijd en moeite in een klus stoppen is zelden echt belangrijk, en maakt dat ik teveel tijd in C stop, en te weinig tijd overhoudt voor B.

Andere vooronderstellingen die goed timemanagement moeilijk maken zijn bijvoorbeeld de vooronderstelling dat alles leuk en belangrijk is (de sprinkhaan),  dat beslissingen perfect moeten zijn (de twijfelaar), de aanname dat werken onder tijdsdruk uiteindelijk toch het meest effectief is (de uitsteller), of dat systemen alleen maar bureaucratisch zijn (de chaoot).

Hoeveel moeite een ander dan ook doet om van jou een timemanager te maken, het zet dan weinig zoden aan de dijk. Timemanagement werkt alleen als JIJ gestructureerd wil omgaan met informatie en activiteiten, wil focussen en filteren, en daadwerkelijk kiest voor je prioriteiten.

Ons advies is dan ook om alle tips in de voorgaande blogs te gebruiken, te merken wat voor jou wel en niet werkt, en om daarnaast te investeren in het onderzoeken van je eigen vooronderstellingen en die af en toe eens tegen het licht te houden.

'The trickiest thing to learn to manage is yourself. 
But once you can handle that, you can handle anything.'

Wil je meer weten over timemanagement, of wil je hulp bij dat managen van jezelf? Neem dan eens contact op met een van de coaches of trainers van Barcavela.

Bronnen: 

Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014

Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014

www.phdcomics.com

uitstelgedrag en het reptielenbrein

Ken je dat gevoel? je weet dat je iets moet doen, en het staat week na week op je to-do lijst? Je verzint smoesjes waarom het even niet uitkomt? Sorry, maar er was even iets veeeel belangrijkers? Als mijn kast is opgeruimd is, dan kan ik pas echt beginnen? Houd je jezelf eigenlijk continu voor de gek?




Het mooie woord voor dit uitstelgedrag is procrastinatie.
Let wel, het gaat hier niet over daadwerkelijk goed overdacht uitstellen, en je daar prima bij voelen.
Het gaat hier over weten dat het moet, het niet doen en je daar miserabel bij voelen. Procratinatie is een obstakel bij het bereiken van je doelen. En deze procrastinatie vindt zijn oorzaak in ons brein.

Hoe werkt het brein?

Het brein is opgebouwd uit 3 delen, die een relatie hebben met onze evolutionaire status: de amygdala, het limbische systeem en neocortex. Vanwege de evolutionaire relatie worden ze ook wel populair het reptielenbrein, het zoogdierbrein en het denkbrein worden genoemd.

De amygdala, het reptielenbrein, is het oudste gedeelte van het brein en gaat met name over overleven, voedel, veiligheid, lijfsbehoud en voortplanting. Het reptielenbrein is gericht op status quo: alles vooral zo houden als het is, want dat is veilig. In dit deel van het brein zijn er geen woorden maar gaat het over gevoel: voelt het goed of voelt het niet goed?

De neocortex, het denkbrein, is het breindeel dat evolutionair het jongste is, en dat mensen onderscheidt van dieren: in dit deel van het brein worden de bewuste beslissingen genomen. Dit deel van het brein gaat over kansen zien en benutten, over groei en mogelijkheden. Hier zitten de bekende rechter en linkerhersenhelft: taal, analyse en probleemoplossing links en beelden en metaforen rechts.

denk- en voelbrein

Procrastinatie heeft te maken met het gegeven dat je denk-brein vooruit wil, maar je reptielenbrein de status-quo wil behouden. Op het moment dat je een manuscript moet inleveren, een presentatie moet houden, een lastig telefoongesprek moet voeren laat het reptielenbrein van zich horen, en roept 'stop, niet veilig'.
Het reptielenbrein is het oudste en heeft dus vetorecht. Daarmee kan dit deel van het brein de hele boel blokkeren als het denkt dat het te gevaarlijk is: niet om jou te pesten, maar puur als beschermingsmechanisme.

Overwin het reptiel

” Don’t wait. The time will never be just right.”
Napoleon

Het is bewezen dat mensen die niet uitstellen veel gelukkiger zijn in het leven. Wie niet uitstelt kan rustig gaan slapen, wat af moest en af kon, ís af.. Je zult dus iets willen doen aan dat vetorecht van het reptielenbrein , je zult manieren willen vinden om toch dáár te komen waar jouw denkbrein heen wil. Je kunt het reptielenbrein blokkeren met alcohol of drugs: heel effectief om de natuurlijke remmingen stop te zetten, maar in het dagelijkse leven meestal niet de meest handige strategie.

Een andere strategie, die een stuk veiliger is, is strategisch overleg met je reptielenbrein. Je amygdala blokkeert verandering omdat hij veiligheid wil.  Als je een enge situatie wil opzoeken, voor een publiek moet staan, wil bungeejumpen, of dat enge telefoontje moet plegen met die potentiële opdrachtgever, roept je amygdala heel hard stop, omdat hij ervan uitgaat dat dat niet veilig is.Pas als jij jouw amygdala ervan kan overtuigen dat er voldoende veiligheid is, dat het leven doorgaat als de opdrachtgever nee zegt, dat het publiek zich netjes gedraagt, dat perfectie niet noodzakelijk is, dat het touw van de bungee niet te lang is, pas dan zal je reptielenbrein zich rustig houden en kan je van daaruit vooruit.
Dat betekent dus dat je dat buikgevoel, die vage angst,  niet moet negeren, maar tijd moet nemen om te begrijpen wat je reptielenbrein wil zekerstellen, en jouzelf en daarmee je reptielenbrein uit te leggen dat het veilig genoeg is. Binnen NLP is dit heel mooi uitgewerkt in de technieken die werken met delen.

Weer een andere techniek die veel binnen timemanagement wordt gebruikt is het inzichtelijk maken van de taken die je hebt, en ze indelen naar belangrijkheid en naar urgentie. Als je dan de zaken die je wil gaan oppakken in heel kleine brokjes verdeelt is de kans op succes veel groter: Door niet in grote stappen te denken, maar in heel kleine stapjes (ook wel de kunst van Kaizen) slaat je reptielenbrein geen alarm: het ziet geen grote veranderingen, hoeft niet op de noodrem te trappen, en jij kunt bereiken wat je wil zonder weerstand van je amygdala.

Kaizen

Je kunt ook je reptielenbrein ten hulp roepen: zorgen dat het zijn reptielenogen opent, het gevaar ziet en jou tot actie maant. De manieren om dit te doen is heel bewust zijn van de negatieve gevolgen van procrastinatie: wat is het ergste wat kan gebeuren als je niet afmaakt wat je af wilde maken. Als het gevaar maar groot genoeg is kan dat een prima motivator zijn om je reptielenbrein mee tel laten werken met je denkbrein.

De positieve keerzijde hiervan dat je met een heel positieve blik op het eindresultaat, en met het gevoel van voldoening je reptielenbrein al kunt meenemen in de nieuwe state. (ook dit kennen we weer in de NLP, onder de naam leverage en als criteriaspin).

Dus: je reptielenbrein is een oeroud systeem dat jou wil beschermen tegen veranderingen, als jij vooruit wil zul je technieken willen vinden om het reptielenbrein te omzeilen, gerust te stellen, of tot actie te manen:

feed the crocodile and be happy

NB een mooie uitwerking van het reptielenbrein zie je in bijgaand filmje' Quieting the lizard brain' van Seth Godin: