Nu het echte leven weer begint moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Daarom deze vierde blog uit een korte serie over timemanagement.
In de de vorige blogs ging het over het verzamelen en categoriseren van informatie, het structureren van activiteiten en beheren van mijn agenda, en over focus en filteren. Vandaag meer over het prioriteren van taken, en het testen van je eigen overtuigingen.
Management proces
Omgaan met tijd zou je kunnen beschouwen als een managementproces: je begint met een doel, daar leid je taken uit af, die ga je prioriteren, en van daaruit ga je plannen, uitvoeren en vervolgens checken.
Voor het prioriteren van taken zijn een aantal tools beschikbaar, zoals de ABC analyse en de Pareto-analyse, maar ik wil het vandaag graag hebben over de Eisenhower Analyse. De voormalige Amerikaanse president Dwight Eisenhower zei ooit: 'What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important', en deze uitspraak is verder uitgewerkt in een schema waarin taken worden gesorteerd op belangrijkheid en urgentie.
Veel professionals denken een groot deel van hun tijd bezig te zijn met taken die belangrijk en urgent zijn, maar bij goed analyseren blijkt dat, net zoals bij Eisenhower aardig te nuanceren.
Een groot deel van de werkdag worden we bezig gehouden door taken die zich voordoen als urgent, maar eigenlijk niet echt belangrijk zijn; telefoontjes, collega's met een vraag, veel e-mails. Als je daar nog de werkzaamheden bij optelt die niet belangrijk en niet urgent zijn, taken die eigenlijk niet eens op jouw werkplek thuishoren, maar die er soms, hetzij door de buitenwacht hetzij door onoplettendheid van jezelf, wel terechtkomen (taken als aanwezigheid bij niet relevante meetings, inboeken van cc-reply mails, niet ter zake doende nieuwsbrieven, regelmatig updates op social media checken, een goede presentatie nog verder perfectioneren), dan zou je waarschijnlijk meer tijd overhouden voor de belangrijke zaken.
Maar ja, dan heb je alleen nog maar belangrijke taken, en dan heb je nog steeds weer de keuze of je de urgente of niet urgente zaken oppakt; urgente zaken zijn de crisissen, de brandjes die geblust moeten worden, de niet te plannen problemen, terwijl de niet urgente werkzaamheden taken als voorbereiden, factureren en netwerken betreffen: heel belangrijk, maar je komt er eigenlijk nooit aan toe, tja, alleen als je thuis bent.
Timemanagement gaat ervan uit dat je het merendeel van je tijd zou willen besteden aan de belangrijke, niet urgente zaken; voor deze taken wil je tijd hebben, en ze niet afraffelen. Wat zou het fijn zijn als je daar 80% van je tijd aan zou kunnen besteden. Dat kan alleen als je niet belangrijke en niet urgente zaken meteen laat vallen; niemand gaat piepen als je ze niet doet. Taken die wel urgent zijn maar niet belangrijk mogen je aandacht niet afleiden van de belangrijke zaken; die delegeer je, of je ruimt er bijvoorbeeld vaste tijden die nooit meer mogen beslaan dan 10% van je werkdag voor in. In de meeste beroepen wil je eigenlijk niet bezig zijn met brandjes blussen, en dat kan alleen als je de crisis vóór bent, de deadline al ruim op tijd had ingepland en je zaken goed op orde had.
Vooronderstellingen
Voor mij is een ideale en werkbare verdeling
A: belangrijk en urgent: 10% B:belangrijk, niet urgent: 80%
C: urgent, niet belangrijk:10% D: niet belangrijk, niet urgent: 00%
Dat lukt me niet elke dag; maar door bij alle taken op mijn lijstje (zie de eerder blogs) goed te bedenken of ze VOOR MIJ belangrijk zijn en of ze ECHT URGENT zijn, kan ik behoorlijk schiften.
Maar er zijn zo van die dagen dat dat niet lukt, dagen waarin ik mijn eigen valkuilen weer herken: Dan ga ik een goede presentatie NOG verder perfectioneren, een mail NOG beter formuleren of een planning NOG mooier uitwerken. Ja, je lees het al: een perfectionist dus. De vooronderstelling dat werk perfect moet zijn om goed te zijn is dodelijk voor een effectief timemanagement; te veel tijd en moeite in een klus stoppen is zelden echt belangrijk, en maakt dat ik teveel tijd in C stop, en te weinig tijd overhoudt voor B.
Andere vooronderstellingen die goed timemanagement moeilijk maken zijn bijvoorbeeld de vooronderstelling dat alles leuk en belangrijk is (de sprinkhaan), dat beslissingen perfect moeten zijn (de twijfelaar), de aanname dat werken onder tijdsdruk uiteindelijk toch het meest effectief is (de uitsteller), of dat systemen alleen maar bureaucratisch zijn (de chaoot).
Hoeveel moeite een ander dan ook doet om van jou een timemanager te maken, het zet dan weinig zoden aan de dijk. Timemanagement werkt alleen als JIJ gestructureerd wil omgaan met informatie en activiteiten, wil focussen en filteren, en daadwerkelijk kiest voor je prioriteiten.
Ons advies is dan ook om alle tips in de voorgaande blogs te gebruiken, te merken wat voor jou wel en niet werkt, en om daarnaast te investeren in het onderzoeken van je eigen vooronderstellingen en die af en toe eens tegen het licht te houden.
'The trickiest thing to learn to manage is yourself.
But once you can handle that, you can handle anything.'
Wil je meer weten over timemanagement, of wil je hulp bij dat managen van jezelf? Neem dan eens contact op met een van de coaches of trainers van Barcavela.
Bronnen:
Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014
Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014
www.phdcomics.com
