hoeveel bandbreedte heb jij beschikbaar voor de relevante zaken

Deze zomer las ik het boek Schaarste -hoe gebrek aan tijd en geld ons gedrag bepalen, van Mullainathan en Shafir. Deze twee wetenschappers (Harvardeconoom en Princetonpsycholoog) brengen een veelheid van onderzoek samen in een heel leesbaar boek.

Schaarste heeft positieve en negatieve gevolgen; laten we eens beginnen bij de positieve gevolgen: als ik een deadline heb en daardoor een schaarste aan tijd ervaar kan ik beter focussen. als ik aan het einde van de maand krap bij kas zit kan ik de waarde van geld beter inschatten en zal ik spaarzamer omgaan met mijn euro's.

Bandbreedte

Maar helaas heeft schaarste ook negatieve gevolgen: de focus op de schaarste maakt dat een gedeelte van mijn denkkracht, door Mullainathan en Shafir beschreven als bandbreedte, in beslag genomen door de schaarste. Dat is niet zo erg als het een keer gebeurt, maar als schaarste chronisch wordt levert het wel grote problemen op: Arme mensen, mensen met een schaarste aan geld, zijn continu bezig de eindjes aan elkaar te knopen en hebben daardoor continu minder bandbreedte beschikbaar, wat maakt dat zaken die aan de rand van de bandbreedte zitten, zoals rekeningen op tijd betalen, informatie verwerken en arbeidsproductiviteit in de knel komen. Een voorbeeld is de arme student die ook tijdens zijn colleges steeds denkt aan hoe hij de huur van zijn studentenkamer deze maand gaat betalen, hij zal weinig opnemen van de stof die wordt gebracht en slecht scoren op zijn tentamens.

Schaarsteval

Mullainathan en Shafir introduceren de term 'schaarsteval' om aan te geven dat mensen die schaarste ervaren door hun focus en gebrek aan bandbreedte niet de mogelijkheden kunnen benutten om uit de schaarste te komen, maar steeds dieper wegzakken in schaarste; met een aantal onderzoeken onder oa aziatische boeren wordt dit begrip geïllustreerd. Zij geven niet de sleutel tot de oplossingen van het wereldwijde armoedeprobleem maar bieden wel aanknopingspunten: mensen met schaarste helpen door een omgeving te creëren waarin zij niet in de schaarsteval kunnen trappen, zowel op individueel niveau, organisatie niveau als landelijk niveau. Hier komt wat politiek en ethisch bewustzijn om de hoek; mogen wij arme mensen 'betuttelen'om te voorkomen dat zij nog armer worden?

70-20-10

Toch zitten er veel mogelijkheden in het creëren van een omgeving die foute beslissingen voorkomt; de hele 70-20-10 beweging is gebaseerd op de vooronderstelling dat gedrag grotendeels wordt bepaald door de omstandigheden en het systeem, en dat je het systeem 'fool-proof' kunt maken. In een bommenjager de knopjes voor het uitzetten van het landingsgestel en het afwerpen van de bommen naast elkaar zetten vraagt om fouten.

Toepassing in mijn praktijk

In mijn coachingen ben ik sinds het lezen van het boek regelmatig op het begrip bandbreedte ingegaan: wat neemt bij jou denkcapaciteit in beslag, hoe zou je jouw bandbreedte maximaal kunnen inzetten? Mijn ervaring is dat mensen de begrippen heel makkelijk herkennen en accepteren, en dat het handvatten geeft om met coachees het gesprek aan te gaan over het creëren van condities en kansen. Mijn motto blijft: Je kunt de wind niet bepalen maar wel zelf de zeilen zetten, en deze begrippen geven weer extra lijnen en schoten om die zeilen te zetten.

Bronnen:

Mullainathan en Shafir, Schaarste-hoe gebrek aan tijd en geld ons gedrag bepalen (2013) ISBN/EAN: 9789490574994

en dank aan Mark van der Zwan voor de boekentip

timemanagement: mijn agenda is een eigen leven gaan leiden

Nu het echte leven weer begint moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Hoog tijd dus voor een korte blog-serie over timemanagement.

Er zijn mensen die echt super zijn in het managen van hun tijd; als echte NLP-er wil ik natuurlijk graag van hun leren: Wat doen zij dat ik ook zou kunnen?









Doe 1 ding tegelijk, en doe het dan goed.

De Obama's en Timmermansen onder ons kunnen het; zij zijn kalm, in het moment, en niet bezig met wat er allemaal nog op de agenda staat, of ze wellicht nog ergens anders moeten zijn, of wellicht op hetzelfde moment nog andere taken hebben. Zij zijn er helemaal en met onverdeelde aandacht.

Zij hebben het natuurlijk makkelijk met hun PA's, die hun agenda hebben bepaald, ervoor zorgen dat zij alleen op de belangrijkste afspraak hoeven te zijn, en zeker hebben gesteld dat ze hun tijd op de best mogelijk manier spenderen. Zij hebben externe hulpbronnen waar wij gewone stervelingen onze eigen hulpbronnen moeten creëren. 

Volle aandacht vraagt een leeg hoofd: alle losse stukjes informatie die rondzwerven in je hoofd, alle losse eindjes, vreten denkkracht (* Masicampo en Baumeister). Ons brein draait rondjes om er voor te zorgen dat we niets vergeten, en in de tussentijd kom je niet toe aan de dingen die echt belangrijk zijn. Mullainathan en Shafir noemen het in hun prachtige en heel leesbare boek Schaarste 'bandbreedte.
Als jij je to-dolijst in je hoofd hebt zitten kun je niet 100% focussen op wat je aan het doen bent.

De oplossing is om die informatie uit je hoofd te halen en ergens anders neer te zetten, op een externe plek waar je alle informatie verzamelt. Enne, de klemtoon hoort te zitten op één: één centrale plek. Geeltjes over je hele bureau, knopen in je zakdoek, briefjes in je jaszak en ook nog wat losse aantekeningen in je telefoon?  Nee dus: een centrale verzamelplaats waar je alle vragen verzamelt, alle kleine acties, grote acties, alle zorgen.

Natuurlijk lukt dat niet zo 123, dus begin alvast eens met het een keer per dag verzamelen van al jouw losse eindjes: verzamel bijvoorbeeld 's avonds, voor je gaat slapen, alle informatie uit je losse aantekeningen, je geeltjes, losse briefjes, voicemails, papieren, agenda-acties, boodschappenlijstjes, verjaardagskalender, schrijf op waar de knoop in je zakdoek voor stond, maak een notitie van de screenshots en downloads die je als geheugensteuntje maakte; maak kortom je hoofd leeg en de infoplek vol.
Dat scheelt enorm in het kunnen slapen, en je hebt de dag erna een lijst met info waar je verder in kunt gaan selecteren en prioriteren, maar dat hoeft niet NU.
Evernote is trouwens een heel handige app die je hiervoor kunt gebruiken.

Categoriseren

Vanuit deze centrale verzamelplaats kun je de informatie categoriseren, zoals David Allen ons leert in Getting Things Done. Allen hanteert 4 categorieën: 

• Do it
• Delegate it
• Defer it (stel uit)
• Drop it

Alle informatie die je hebt verzameld kun je op gezette tijden (bijvoorbeeld elke dag om 10.00 uur) categoriseren: In eerste instantie is dat bepalen of je er überhaupt iets mee wil; van veel info die op stapeltjes ligt weet je als je er even over nadenkt dat je er niets mee hoeft; doe het dan maar meteen weg.

Van de informatie waar je wel wat mee moet/wil/kunt kijk je of JIJ degene bent die actie moet nemen; zo niet dan kun je het meteen doorsturen/delegeren en van jouw lijstje afhalen. Als je nog moet checken of het dan wel wordt opgepakt door de ander is dat weer een actie op zich, die weer op het lijstje terechtkomt.

De informatie die nu nog op jouw stapeltje ligt vorm je om naar acties; acties die actueel zijn en die je binnen 5 minuten kunt afhandelen pak je meteen op. Als je inschat dat een actie langer tijd zal kosten plan je hem in, ergens in jouw agenda, warrbij ge de benodigde tijd erbij wet en ervoor reserveert. Dat betekent dat je tijdens het selecteren al nadenkt over de tijd die een actie kost, iets wat je later in het proces heel veel profijt gaat opleveren.

En dan 

Als je alle informatie hebt verzameld en gecategoriseerd heb je al een flink begin gemaakt met timemanagement.
In de volgende blog een volgend stapje timemanagement.
En wil je al eerder wat weten; bel of mail gerust.

Bronnen: 

• Unfulfilled goals interfere with tasks that require executive functions, Masicampo en Baumeister, Tufts University, USA, 2011
• David Allen, Getting Things Done, 2001
• Mullainathan en Shafir, Schaarste, 2013
• Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014
• Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014