Structuurfreak?

Nu het echte leven weer begint moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Daarom deze tweede blog uit een korte serie over timemanagement.

In de vorige blog ging het over het verzamelen van alle informatie op één plek, en het eens per dag categoriseren van informatie.Vandaag heb ik het over structureren van activiteiten en plannen van mijn agenda.

 Strucuur

Een van de grote geheimen van timemanagement is het opbouwen van herinneringsstructuren: van te voren ingebouwde reminders. Om te voorkomen dat je straks in tijdnood komt moet je van te voren nadenken over toekomstige behoeftes. Als ik een training geef zijn er een aantal vaste routines die ik sowieso al kan inplannen, zoals bijvoorbeeld: 4 weken van te voren een intake uitsturen, 2 weken van te voren de training finetunen, 1 week van te voren de handouts inleveren, 1 dag na de training de factuur versturen.
Door deze taken als blok in mijn agenda te zetten kan ik in mijn weekplanning rekening houden met deze taken, en voorkom ik verrassingen.

Het maakt ook dat ik minder geneigd ben om deze activiteiten uit te stellen; ik heb er al over nagedacht en er tijd voor geboekt; laat ik het dan ook maar doen. En laat dat nou ook nog eens wetenschappelijk bewezen zijn *.

Structureren betekent ook dat ik activiteiten cluster:  hoeveel werk is het om 1 binnenkomende factuur af te handelen? Het lijkt een fluitje van een cent, maar kijk eens naar alle handelingen: factuur scannen,  factuur verwerken in het boekhoudsysteem (openen, codes opzoeken en toekennen), overboeken ( internetbankieren openen, pasjes en apparaatjes bij elkaar zoeken), factuur in mijn administratie opslaan. Het gaat bij mij over 4 computerprogramma's, 2 fysieke ruimtes, en 5 apparaten!.
Maar ik hoef die inkomende facturen helemaal niet dezelfde dag als betaald te hebben; dus als ik elke twee weken een uur daarvoor blok, kan ik het als 1 activiteit behandelen, ipv steeds alle handelingen te doen die horen bij het verwerken van één factuur.

Ook email valt voor mij prima te clusteren:  Mijn email hoeft niet a la minute beantwoord te worden, dus vier keer per dag email checken en direct beantwoorden werkt prima voor mij.

Knikkers in de pot

Binnen timemanagement wordt de metafoor van de stenen in de pot veel gebruikt: als je zoals op het plaatje eerst het zand, dan de kiezels en dan de grote stenen in de pot probeert te krijgen lukt het niet. Als je eerst de grote stenen in de pot doet, dan de kiezels, en op het einde nog het zand in de gaatjes laat lopen, dan past het prima.
Voor timemanagement betekent dat dat je eerst de grote activiteiten plant, daarna de kleinere taken, en de losse minuutjes hoef je niet van te voren in te vullen, maar kun je, als ze zich voordoen, opvullen met het zand, de kleine acties van minder dan 5 minuten. In mijn agenda werk ik liefst ook zo; ik plan eerst de grote blokken, en schuif dan met de kleine acties er om heen. Omdat ik weet hoe belangrijk focus is (zie daarvoor de volgende blog), wil ik mijn grote blokken ook echt aaneengesloten hebben.
Mijn stenen en mijn kiezels staan als blokken in mijn agenda, en het zand staat, als het niet aan een exacte tijd en plaats gebonden is, op de takenlijst.

Deze planning dwingt mij ook om na te denken over mijn beschikbare tijd, de daadwerkelijke duur van een activiteit, en de beste tijd voor een activiteit: Ik weet uit ervaring dat ik het meest geconcentreerd kan werken aan administratie, ontwerpen en schrijven in de ochtenduren; dat helpt bij mijn planning, want dan kan ik voor die activiteiten ook het beste ochtendblokken plannen.

Als er veel adhoc-klusjes komen zal ik wellicht mijn planning moeten bijstellen, maar altijd met het hele plaatje (dus pot, stenen, kiezels én zand) in beeld.

"Maar zo werkt het niet bij mij"

Ik wordt steeds gestoord, ik kan me niet concentreren als er geen deadline is, ik weet niet hoelang mijn klusjes gaan duren. Volgende keer meer over focus en hoe je gefocust werken kunt leren en organiseren.

Bronnen: 

Unfulfilled goals interfere with tasks that require executive functions, Masicampo en Baumeister, Tufts University, USA, 2011

Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals.Masicampo en Baumeister, Tufts University, USA, 2011

David Allen, Getting Things Done, 2001

Mullainathan en Shafir, Schaarste, 2013

Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014
Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014

timemanagement: mijn agenda is een eigen leven gaan leiden

Nu het echte leven weer begint moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Hoog tijd dus voor een korte blog-serie over timemanagement.

Er zijn mensen die echt super zijn in het managen van hun tijd; als echte NLP-er wil ik natuurlijk graag van hun leren: Wat doen zij dat ik ook zou kunnen?









Doe 1 ding tegelijk, en doe het dan goed.

De Obama's en Timmermansen onder ons kunnen het; zij zijn kalm, in het moment, en niet bezig met wat er allemaal nog op de agenda staat, of ze wellicht nog ergens anders moeten zijn, of wellicht op hetzelfde moment nog andere taken hebben. Zij zijn er helemaal en met onverdeelde aandacht.

Zij hebben het natuurlijk makkelijk met hun PA's, die hun agenda hebben bepaald, ervoor zorgen dat zij alleen op de belangrijkste afspraak hoeven te zijn, en zeker hebben gesteld dat ze hun tijd op de best mogelijk manier spenderen. Zij hebben externe hulpbronnen waar wij gewone stervelingen onze eigen hulpbronnen moeten creëren. 

Volle aandacht vraagt een leeg hoofd: alle losse stukjes informatie die rondzwerven in je hoofd, alle losse eindjes, vreten denkkracht (* Masicampo en Baumeister). Ons brein draait rondjes om er voor te zorgen dat we niets vergeten, en in de tussentijd kom je niet toe aan de dingen die echt belangrijk zijn. Mullainathan en Shafir noemen het in hun prachtige en heel leesbare boek Schaarste 'bandbreedte.
Als jij je to-dolijst in je hoofd hebt zitten kun je niet 100% focussen op wat je aan het doen bent.

De oplossing is om die informatie uit je hoofd te halen en ergens anders neer te zetten, op een externe plek waar je alle informatie verzamelt. Enne, de klemtoon hoort te zitten op één: één centrale plek. Geeltjes over je hele bureau, knopen in je zakdoek, briefjes in je jaszak en ook nog wat losse aantekeningen in je telefoon?  Nee dus: een centrale verzamelplaats waar je alle vragen verzamelt, alle kleine acties, grote acties, alle zorgen.

Natuurlijk lukt dat niet zo 123, dus begin alvast eens met het een keer per dag verzamelen van al jouw losse eindjes: verzamel bijvoorbeeld 's avonds, voor je gaat slapen, alle informatie uit je losse aantekeningen, je geeltjes, losse briefjes, voicemails, papieren, agenda-acties, boodschappenlijstjes, verjaardagskalender, schrijf op waar de knoop in je zakdoek voor stond, maak een notitie van de screenshots en downloads die je als geheugensteuntje maakte; maak kortom je hoofd leeg en de infoplek vol.
Dat scheelt enorm in het kunnen slapen, en je hebt de dag erna een lijst met info waar je verder in kunt gaan selecteren en prioriteren, maar dat hoeft niet NU.
Evernote is trouwens een heel handige app die je hiervoor kunt gebruiken.

Categoriseren

Vanuit deze centrale verzamelplaats kun je de informatie categoriseren, zoals David Allen ons leert in Getting Things Done. Allen hanteert 4 categorieën: 

• Do it
• Delegate it
• Defer it (stel uit)
• Drop it

Alle informatie die je hebt verzameld kun je op gezette tijden (bijvoorbeeld elke dag om 10.00 uur) categoriseren: In eerste instantie is dat bepalen of je er überhaupt iets mee wil; van veel info die op stapeltjes ligt weet je als je er even over nadenkt dat je er niets mee hoeft; doe het dan maar meteen weg.

Van de informatie waar je wel wat mee moet/wil/kunt kijk je of JIJ degene bent die actie moet nemen; zo niet dan kun je het meteen doorsturen/delegeren en van jouw lijstje afhalen. Als je nog moet checken of het dan wel wordt opgepakt door de ander is dat weer een actie op zich, die weer op het lijstje terechtkomt.

De informatie die nu nog op jouw stapeltje ligt vorm je om naar acties; acties die actueel zijn en die je binnen 5 minuten kunt afhandelen pak je meteen op. Als je inschat dat een actie langer tijd zal kosten plan je hem in, ergens in jouw agenda, warrbij ge de benodigde tijd erbij wet en ervoor reserveert. Dat betekent dat je tijdens het selecteren al nadenkt over de tijd die een actie kost, iets wat je later in het proces heel veel profijt gaat opleveren.

En dan 

Als je alle informatie hebt verzameld en gecategoriseerd heb je al een flink begin gemaakt met timemanagement.
In de volgende blog een volgend stapje timemanagement.
En wil je al eerder wat weten; bel of mail gerust.

Bronnen: 

• Unfulfilled goals interfere with tasks that require executive functions, Masicampo en Baumeister, Tufts University, USA, 2011
• David Allen, Getting Things Done, 2001
• Mullainathan en Shafir, Schaarste, 2013
• Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014
• Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014