focus is saai.....

Hoewel ik Social Media heel leuk en nuttig vindt, vindt ik ze ook verslavend en afleidend. Kun je je nog herinneren dat je vroeger 2 uur verdiept zat in een boek of film?

Tegenwoordig krijg ik zelfs als ik 's avonds met een goed boek op de bank zit al na 10 minuten de neiging om even mijn Facebook te checken, te kijken of er een mail of een Whatsapp is, of te controleren of er Wordfeudjes liggen; focus is moeilijk, en wordt steeds moeilijker.





Toch is het essentieel om het vermogen om te focussen te blijven houden, want ons brein kan helaas niet multitasken (ook al denken we dat we het wel kunnen). Als je weet dat zelfs vrij primaire functies niet samengaan met een zware denktaak (stoppen met lopen bij een gecompliceerd gesprek, stoppen met ademen bij een moeilijke examenopdracht), hoe zou dat dat gaan met twee denktaken. Er zijn veel leuke wetenschappelijke onderzoeken gedaan die allemaal aantonen dat je denktaken niet tegelijkertijd even goed kunt uitvoeren; je brein springt steeds tussen twee taken op en neer, en verliest daarbij steeds tijd EN nauwkeurigheid *

Belangrijk dus om te focussen als het moet, maar door alle continue prikkels zijn we het focussen een beetje  verleerd. In mijn trainingen over timemanagement maak ik dankbaar gebruik van de Pomodoro-techniek om weer te leren om langere tijd geconcentreerd en gefocust te kunnen werken.

Pomodoro techniek

De Pomodoro techniek is een vinding van de italiaan Francesco Cirillo, en heeft zijn naam te danken aan een kookwekker in de vorm van een tomaat. Cirillo gebruikt deze pomodoro-wekker als een manier om tijd in blokjes van 25 minuten te delen. Het idee is dat je als gezonde volwassene maximaal 25 minuten heel gefocust kunt werken, en dan 5 minuten rust nodig hebt.

Als je met de Pomodoro methode aan de slag gaat kies je voor een dag een aantal wat grotere taken waarvan je weet dat je er minstens 25 minuten mee bezig bent. Je stelt de timer in op 25 minuten,zet de telefoon uit, de email en social media offline, en met de deur dicht ga je 25 minuten volledig aan deze taak spenderen. Na 25 minuten gaat de wekker en MOET je even stoppen om  5 minuten iets totaal anders, ontspannends en afleidends te doen, waarna je volgende blok van 25 minuten ingaat.

Nu blijkt dat het in het begin heel moeilijk is om 25 minuten geconcentreerd bezig te zijn. Het zal waarschijnlijk blijken dat jij, net als ik, in het begin vaak al na 10 minuten je concentratie kwijt raakt. Geen nood, dit is het leerproces. Stop zodra je merkt dat je uit focus bent, schakel even af en zet de timer daarna weer gewoon opnieuw op 25 minuten. En dat wellicht wel 6 keer achter elkaar.
De kunst is om niet gefrustreerd te raken of de tijd toch maar uit te zitten, maar om er actief voor te kiezen om nú even te stoppen zodat je dadelijk wel 25 minuten kunt focussen. Zorg er trouwens voor dat je na 2 uur sowieso een wat grotere pauze inbouwt: zowel voor je lijf als je brein is het goed om even te bewegen, zuurstof te happen en een glaasje water te gaan halen.

Wat ik fijn vindt aan deze methode is dat ik mijn brein (en mijn omgeving) ook de zekerheid geef dat ik er af en toe wél ben; als de wekker is gegaan mag ik gewoon emails openen, voicemails luisteren en koffie halen, maar NU EVEN NIET.

In die 25 minuten hoef je je taak trouwens niet af te hebben. Het gaat om 25 minuten geconcentreerd werken, niet om een race tegen de klok: als je maar voortgang boekt.

En nu...

Meer weten over persoonlijk effectiviteit en persoonlijk leiderschap. neem gerust eens contact op.

Bronnen: 

• McMains S, Kastner, Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex, Journal of Neuroscience, 2011
• Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014
• http://pomodorotechnique.com/

Focus en filters

Nu het echte leven weer begint moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Daarom deze derde blog uit een korte serie over timemanagement.

In de de vorige blogs ging het over het verzamelen en categoriseren van informatie, het structureren van activiteiten en beheren van mijn agenda. vandaag meer over focus en filters.

Informatie Overload

Een van de grootste klachten op dit moment is Informatie Overload. Maar zoals technologisch visionair Clay Shirky* stelt: het gaat niet om een overvloed van informatie maar om een probleem met filteren: Je aandacht is beperkt en waardevol: als je minder informatie wil moet je beter filteren.Ons brein kan heel veel informatie verwerken aan, maar het scheiden van  belangrijke en triviale informatie kost verwerkingscapaciteit; het kost energie en het maakt moe.

Filters

Even terugkomen op Obama: als hij ter voorbereiding op de volgende top op zijn pc door zijn top-secret documenten bladert, krijgt hij dan ook nog 25 statusupdates, 100 tweets, 6 kattenfoto's en 600 junkmails onder in zijn scherm te zien, terwijl zijn telefoon hem daarnaast nog 8 keer uit zijn concentratie haalt? Ik denk het niet.  Hij kan focussen op wat hij doet omdat hij niet wordt afgeleid door zaken die er op dat moment niet toe doen. En ja, hij heeft een volledige staf om dat te verzorgen, en wij moeten het allemaal zelf organiseren.

Pull vs Push

Als je belangrijke zaken te doen hebt, en je je hersencapaciteit optimaal wil inzetten, is de meest voor de hand liggende optie om triviale informatie buiten de deur te houden: werken in een stille, opgeruimde ruimte, zonder telefoon, social media, email, of huilende kinderen.

Nu is dat natuurlijk niet altijd en niet voor iedereen te doen, maar als je je brein, en daarmee je prestaties ermee kunt helpen, is het wellicht toch de moeite waard om te technologie af en toe in je voordeel te laten werken: je voicemail kan telefoontjes afvangen, je inbox slaat emails voor je op, je tijdlijn blijft ook actief als je offline bent. En heb jij toevallig een baas of opdrachtgever die eist dat je hem altijd direct moet antwoorden; maak dan voor deze persoon een maasje in het net; stel je email en telefoon zo in dat alleen zijn berichten door je filter komen.

De push-methode houdt in dat elke prikkel zich naar voren dringt, de pull-methode zet JOU aan het roer, jij haalt informatie op als je hem hebben wil. Het helpt mij altijd als ik me realiseer dat ik gerust 4 uur niet bereikbaar ben als ik een training geef, waarom zou ik dan niet ook een paar uur onbereikbaar kunnen zijn als ik een stuk schrijf of een ontwerp maak. En een andere helpende gedachte voor mij is weer die Obama; die toch echt niet elk telefoontje direct en zelf opneemt.

Waar de eerste mobiele telefoons ons lieten denken dat belangrijke mensen altijd bereikbaar waren weten we nu wel beter: echt belangrijke mensen zijn niet altijd bereikbaar

Focus 

Onderzoekers van het Princeton University Neuroscience Institute* onderzochten het effect van een rommelig bureau, en concludeerden exact wat mijn moeder mij vroeger al leerde: een rommelige omgeving maakt dat je moeilijker kunt focussen en maakt het lastiger om informatie te verwerken. De enige kanttekening is dat het voor creatieve taken soms wel handig is om geen smalle maar een brede focus te hebben, en dat is dan ook de enige omstandigheid dat het kan helpen om wel veel prikkels te ontvangen.

En dan...

Dus je hebt informatie verzameld en gecategoriseerd in doen, niet doen, delegeren en uitstellen, je hebt je agenda gestructureerd en taken geclusterd, maar nog steeds ligt er te veel je bordje? Volgende keer meer over prioriteren van taken en over het omgaan met een aantal beperkende overtuigingen.

Bronnen: 

Clay Shirky,  Here Comes Everybody, 2009
McMains S, Kastner, Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex, Journal of Neuroscience, 2011

Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014

Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014

waar worden jouw acties op waarde geschat?

Je weet als ondernemende professional dat je je, om succesvol te zijn, moet richten op je doelgroep. Deze blog geeft aan dat de doelgroep niet alleen een verzameling mensen is, maar dat het ook afhankelijk is van tijd, plaats en omstandigheden of deze mensen, daar en dan, jouw doelgroep zijn.

Garantie voor succes?

Een van de grootste violisten op dit moment is Joshua Bell. Hij treedt op over de hele wereld, met de beste orkesten in de meest prestigieuze theaters. Een kaartje voor een concert van hem kost je al snel zo'n €60,-.
Deze fameuze Joshua Bell speelde bij wijze van experiment eens een keer niet in een van die mooie concertzalen, maar gewoon in de metro van Washington: zijn prachtige muziek daarmee gratis ter beschikking stellend aan al die mensen die toch al in de metro moeten zijn.

In het bijgaande filmpje zie je een registratie van dit concert.

Wat de briljante Joshua Bell hier gebeurt, kan jou als ondernemende professional elke dag ook gebeuren: Je bent enorm goed in jouw vak, maar je kwaliteiten worden niet gewaardeerd.

Kies je doelgroep

Wat kun jij leren van dit experiment met Joshua Bell? Onder welke omstandigheden worden jouw kwaliteiten wel, of net niet, gezien? Hoe ga jij de context kiezen waarin jij kunt schitteren? Breng jij jouw werk naar de omgeving waar het het meest gewenst wordt, en waar ze er daadwerkelijk naar smachten, of werp jij jouw paarlen, spreekwoordelijk, voor de zwijnen?

Om succesvol te ondernemen is het meer dan zinvol om een goed bedrijfsplan te schrijven, en daarin onder andere te kijken naar jouw doelgroep en naar manieren om die doelgroep te bereiken op het moment en de plaats dat ze de grootste behoefte hebben aan jouw product of dienst.

Meer weten?

Meer weten? In de leergang Succesvol Ondernemen en in de losse workshop over ondernemerschap gaan we uitgebreid in op deze vragen. Daarnaast kun je bij Barcavela ook altijd terecht voor 1:1 coaching en strategisch advies.

vakantie in je hoofd

Dadelijk mogen we met z'n allen weer genieten van onze welverdiende vakantie. Heerlijk, ik verheug me er al op, maar toch.... vakantie is niet meer wat het vroeger was. Ik weet nog dat ik vroeger met een gerust hart 4 weken naar Midden-Amerika ging, en met mijn ouders afsprak dat ik eens per week collectcall zou bellen (die ze overigens alleen zouden aannemen als er iets aan de hand was). Nu begint de vakantievoorbereiding met het instellen van email- en voicemail- autoresponders, en ben ik vervolgens toch elke dag mijn telefoon en mijn mail aan het checken - en beantwoorden-. Ken je dat gevoel?

Deze zomer ga ik het anders doen: ik ga ECHT vrij nemen en een paar weken lang helemaal genieten van mijn gezin en van rust. Ik gun mezelf de luxe van een telefoonservice en beloof mezelf dat ik op reis maar 1 keer per week mijn email check. Hoe zorg jij dat je afschakelt in de vakantie? En bijna even belangrijk, hoe zorg jij dat je na de vakantie niet tegen een gigantische berg wel opkijkt?

In deze blog vind je een artikel van Taco Oosterkamp dat aangeeft wat je kunt doen om in je vrije tijd minder met werk bezig te zijn.

Op de bank
Als ik ‘s avonds op de bank zit heb ik geen zin om over allemaal klusjes van m’n werk na te denken. Dan wil ik gewoon een boek lezen, koffie drinken, met m’n gezin kletsen, of desnoods een film kijken. Dat wil niet zeggen dat ik nooit thuis werk. Dat doe ik wél, alleen niet continue. Mijn werk is zo leuk, dat ik er met plezier ook thuis nog eens mee bezig ben. Maar dan wel wanneer ik daar zelf voor kies en niet terwijl ik eigenlijk wil ontspannen.

Piekeren 
 Maar waarom sta je dan onder de douche na te denken over iemand die je nog moet bellen? Of waarom loop je lekker aan het strand uit te waaien, maar loop je daar nog steeds te piekeren over een e-mail die nog moet versturen je vergeten bent te sturen? Hoe komt het dat we het zo lastig vinden om de knop om te draaien? Het heeft allemaal te maken met je onderbewustzijn. Laat me dat even uitleggen: je kiest er niet bewust voor om de eerste dagen van je vakantie nog na te denken over je werk. Je kunt gewoon niet anders, het gaat onbewust.

Ontspanning is het probleem
Zodra je gaat ontspannen, krijgt je onderbewustzijn de kans om allerlei gedachten naar de oppervlakte te laten drijven. Terwijl je nog heel druk was, had je bewuste geen ruimte vrij voor deze dingen. Maar nu wel! Als je een vrij rustig leventje hebt is het geen probleem om de dagelijkse rompslomp te laten managen door je onderbewuste. Je loopt ‘s ochtends een rondje, bedenk opeens dat tante Rita morgen jarig is en dat je haar nog een kaartje wilt sturen. Ergens tussen de middag herinner je je dat opnieuw en grasduin je in alle rust in je grote verzameling met prentenbriefkaarten. Tegen het eind van de middag stap je op de fiets naar de brievenbus, zodat de postbode ‘m mee kan nemen om de kaart de volgende dag bij je tante af te leveren. Tegenwoordig hebben de meeste mensen het een flink stuk drukker en werkt dat onbewuste systeem niet meer. Je onderbewuste krijgt niet langer de kans om dit soort dingen onder de aandacht te brengen, omdat je de hele dag met andere dingen bezig bent. Maar zodra je even ontspant schieten al deze klusjes weer door je hoofd. En dat zorgt er weer voor, dat je niet écht, intens tot rust kunt komen. De beste manier om dit te vermijden is door het invoeren van een 100 procent betrouwbaar systeem, maar dan buiten je hoofd. Zo kost het je weinig tijd en levert het je heel veel op: een leeg en helder hoofd en een betere scheiding tussen werk en privé. Zodra je onderbewuste begint te geloven, dat je een betrouwbaar systeem hebt om je leven te organiseren, geeft het de strijd op. Kijk maar naar je agenda: er zijn weinig mensen die ‘s nachts wakker liggen omdat ze zich afvragen welke afspraken ze vergeten. Dat komt omdat je onderbewuste gelooft, dat je agenda een betrouwbaar extern systeem is. Ook voor taken, ideeën en dingen waar je op moet wachten kan dat zo gaan werken. Je kunt je onderbewuste tot rust brengen. Dat vraagt wel even wat consequente inspanning, maar het levert ook veel op: een leeg en helder hoofd, zodat je kunt ontspannen en je weer werkelijk creatief kunt zijn en je zonder afleiding kunt richten op die ene taak waar je nu mee bezig wilt zijn.

Hoe begin je daarmee? 

• Zorg dat je altijd notitiemateriaal in de buurt hebt. Als je steeds een notitieblokje en een pen bij je hebt, kun je elke goede gedachte, maar ook elke taak die je niet mag vergeten, daarin opschrijven. Dat is het begin van een betrouwbaar systeem buiten je hoofd. Ik heb thuis een simpel schrijfblok liggen met een pen erbij, waar ik snel en eenvoudig allerlei invallen op kan noteren. Er ligt er ook eentje naast mijn bed, voor dingen waar ik ‘s ochtends vroeg, ‘s avonds laat, of midden in de nacht aan denk. 
• Wijs niet alleen op je werk, maar ook thuis een stuffbakje aan. Als je thuis een plek hebt waar je die losse aantekeningen in verzamelt, blijven ze niet door het hele huis slingeren, raken ze niet zoek en kun je ze later altijd weer goed verwerken. In datzelfde bakje kun je bijvoorbeeld ook binnengekomen post, losse bonnetjes en allerlei andere stuff deponeren, totdat je het gaat verwerken. 
• Maak een routine van het leeghalen van dat stuffbakje. Als je ‘s ochtends voor het naar je werk gaat even kijkt of er in je stuffbakje nog dingen liggen die mee moeten naar kantoor, kun je dat meenemen naar de plek waar het hoort. Gebruik daarvoor een speciaal mapje (Oosterkamp noemt dat 'het rode mapje')

Stel je voor: je zit ‘s avonds te eten. Opeens denk je aan iets wat je nog moet opzoeken voor een project. Je schrijft dat op een briefje, mikt dat in je stuffbakje. Nu kun je dat klusje uit je hoofd zetten. De volgende dag op je werk kom je die aantekening toch weer tegen.

Op deze manier heb je het beste van twee werelden: alle creatieve invallen die je thuis krijgt, kun je nog steeds goed inzetten op je werk. Maar de rompslomp die je hoofd binnensluipt terwijl je wilt ontspannen, raak je heel eenvoudig weer kwijt.

kijk voor meer tips ook eens op www.lifehacking.nl