dinsdag 23 december 2014

een leerzaam 2015

In het kader van 'je moet elke dag leren, anders sterft je brein af' (vrij naar Sonja Zaar) ben ik blij dat ik weer een leerzaam jaar heb mogen beleven. En ik héb toch veel geleerd: met vallen en opstaan, in workshops en on the job, door te studeren en door te delen, in detailniveau en op grote lijnen, van bewust onbekwaam naar bewust bekwaam, visueel, auditief, kinestetisch en auditief-digitaal.

Voor 2015 wens ik jou een een leerzaam jaar, met veel nieuwe ervaringen en vooral veel plezier en gezondheid.

namens het team van Barcavela,
Ellen Schiffeleers

vrijdag 19 december 2014

wat dat nou de bedoeling..

Op aanraden van een aantal collega's las ik laatst  'Verdraaide organisaties, terug naar de bedoeling', van Wouter Hart, en het was een feest der herkenning.

verdraaide organisaties

Wouter Hart gaat in dit boek uitgebreid in op het belang van ruimte geven aan professionals zodat ze binnen de organisatie dát kunnen doen waar de organisatie voor bedoeld is.

Hij benoemt een aantal vooronderstellingen waar ik het volledig mee eens ben, en een aantal van deze stellingen wil ik graag met je delen. In mijn eigen woorden komen ze neer op:






  • De bedoeling is leidend, en SMART doelen zijn afgeleid van de bedoeling. 

    • Ik ben een groot voorstander van SMART-doelen, maar die doelen moeten wel ergens vandaan komen. Alleen maar naar doelen werken en vergeten waar het nou ook weer echt om draaide is zonde. Als de bedoeling leidend is zal vaak ook blijken dat de doelen met elkaar te maken hebben: geen los zand maar deel van een groter geheel

  • Systemen en tabellen zijn een middel, geen doel: 

    • Het mag niet zo zijn dat tabellen leidinggevend worden, en dat mensen worden afgerekend op de tabel en niet op de achterliggende bedoeling.  Een voorbeeld dat Hart noemt is het afvinken van POP gesprekken: ben ik een goede leidinggevende als ik mijn hele serie POP-gesprekken afraffel en voor de vorm de medewerker er nog even bij roep, of gaat het om goede gesprekken die de medewerker en de organisatie verder helpen. Ik ga daar in mijn trainingen rondom jaargesprekken ook altijd op in: alle hulpmiddelen die de organisatie ter beschikking stelt zijn er om ervoor te zorgen dat jij als leidinggevende een goed gesprek kunt voeren met de medewerker; het draait om het gesprek, niet om het formulier of de webapplicatie. Niet het systeem is leidend, maar de echte wereld is leidend, en het systeem mag helpen.

  • Alles willen kost te veel tijd en energie,
    • In onze drukke en veranderende wereld móét je keuzes maken en prioriteren stellen, maar het vraagt leiderschap om die keuzes te maken en te verhelderen. Het is vaak fysiek en mentaal onmogelijk om alles te doen wat er door anderen van je gevraagd wordt, laat staan dat het nog lukt om ook alle veranderingen die je zelf wil doorvoeren nog erbij kan hebben. Je kunt niet alles aanpakken, en zeker niet allemaal NU, je hebt focus nodig om de dingen goed te doen: In het algemeen geldt dat je liever 10 taken goed dan 25 taken half kunt uitvoeren; maar dat moeten dan natuurlijk wél de belangrijkste taken zijn. In mijn trainingen en artikelen rondom persoonlijke effectiviteit en timemanagement gebruik ik vaak de magische zin ' Moet Ik Dit Nu Doen?'  Dingen níét doen vraagt lef en soms een gezonde portie burgerlijke ongehoorzaamheid, en het helpt als je deze keuze maakt met De Bedoeling de leidraad van je handelen.

  • Liever weinig afspraken maar daar wel streng op toe zien dan duizend regels die getreden mogen worden
    • Ken jij zelf alle artikelen uit het Burgerlijk Wetboek? Ik niet. Maar ik weet wel wat de grote lijn van ons rechtssysteem is, en daar probeer ik zoveel mogelijk naar te leven, want dat is volgens mij De Bedoeling. In een werkomgeving met professionals die werken in een dynamische markt met wisselende klantwensen is het niet haalbaar om voor elke situatie een regel te maken; je moet ervan uit gaan dat die professionals binnen een aantal kaders goed werk leveren. Ook hier is het van belang om te kiezen en te focussen: Als je met elkaar afspreekt wat écht belangrijk is, en daar streng op toeziet kan de professional vanuit vertrouwen maatwerk leveren.

  • Je kunt geen volledig veilige wereld creëren; 

    • Je kunt geen volledig veilige wereld creëren, want risico's horen nu eenmaal bij leven/werken. Als je alle risico's wil uitsluiten krijg je een wereld die onwerkbaar wordt door een overvloed aan regels, met badmeesters die formulieren voor paarse krokodillen hebben. Die paarse krokodillenwereld is heel veilig, met regels die vanuit de beste intenties zijn opgesteld, (namelijk de intenties om risico's te beperken en fouten te voorkomen- want ja, misschien geef je wel een keer het verkeerde opblaasdier mee aan een bezoeker-) , maar het is een onwerkbare wereld. Bureaucratie is een systeem dat fouten uitsluit, maar alle creativiteit en flexibiliteit doodt, wat waarschijnlijk niet in de lijn ligt van De Bedoeling.

  • Controle is goed maar reflectie is beter
    • Ik moet altijd om mezelf lachen als ik merk dat ik boos wordt bij de reclame van *--* bedrijfsbeveiliging die stelt "vertrouwen is goed maar *--* is beter. IK ben er van overtuigd dat controle goed is maar vertrouwen beter is. Ik merk dat ik dat zowel zakelijk als privé ook steeds met mij meedraag. Ik ben geen controleur, ik ga er van uit dat je iets met de beste intenties doet, en doe je niet wat ik verwachtte, dan ga ik het gesprek met je aan. Voor mij geen surveillancestaat, geen Circle (Dave Eggers), maar leren van en met elkaar. Of zoals Harry Kunneman het stelt: geen lantaarnpalen maar kampvuren

En als afsluiter nog een mooie quote rondom lean: het is de kunst om lean te organiseren zonder anorexia te creëren

Meer weten


Lees zeker het boek van Wouter Hart eens, en ik vind ook L2Zorg van Aij en Lohman een heel verhelderend boek over De Bedoeling organiseren en keuzes maken. En wil je ondersteuning bij veranderingen binnen jouw organisatie, neem dan gerust eens contact op met Barcavela, want wij helpen je graag om jouw organisatie te laten doen waar ze voor bedoeld is.  ,



PS: 'dit is de bedoeling' is ook een filmquote uit mijn dochters favoriete feel-good-movie 'Alles is Liefde'

vrijdag 12 december 2014

focus is saai.....

focusHoewel ik Social Media heel leuk en nuttig vindt, vindt ik ze ook verslavend en afleidend. Kun je je nog herinneren dat je vroeger 2 uur verdiept zat in een boek of film?

Tegenwoordig krijg ik zelfs als ik 's avonds met een goed boek op de bank zit al na 10 minuten de neiging om even mijn Facebook te checken, te kijken of er een mail of een Whatsapp is, of te controleren of er Wordfeudjes liggen; focus is moeilijk, en wordt steeds moeilijker.





Toch is het essentieel om het vermogen om te focussen te blijven houden, want ons brein kan helaas niet multitasken (ook al denken we dat we het wel kunnen). Als je weet dat zelfs vrij primaire functies niet samengaan met een zware denktaak (stoppen met lopen bij een gecompliceerd gesprek, stoppen met ademen bij een moeilijke examenopdracht), hoe zou dat dat gaan met twee denktaken. Er zijn veel leuke wetenschappelijke onderzoeken gedaan die allemaal aantonen dat je denktaken niet tegelijkertijd even goed kunt uitvoeren; je brein springt steeds tussen twee taken op en neer, en verliest daarbij steeds tijd EN nauwkeurigheid *

multitasking

Belangrijk dus om te focussen als het moet, maar door alle continue prikkels zijn we het focussen een beetje  verleerd. In mijn trainingen over timemanagement maak ik dankbaar gebruik van de Pomodoro-techniek om weer te leren om langere tijd geconcentreerd en gefocust te kunnen werken.

Pomodoro techniek


De Pomodoro techniek is een vinding van de italiaan Francesco Cirillo, en heeft zijn naam te danken aan een kookwekker in de vorm van een tomaat. Cirillo gebruikt deze pomodoro-wekker als een manier om tijd in blokjes van 25 minuten te delen. Het idee is dat je als gezonde volwassene maximaal 25 minuten heel gefocust kunt werken, en dan 5 minuten rust nodig hebt.

Als je met de Pomodoro methode aan de slag gaat kies je voor een dag een aantal wat grotere taken waarvan je weet dat je er minstens 25 minuten mee bezig bent. Je stelt de timer in op 25 minuten,zet de telefoon uit, de email en social media offline, en met de deur dicht ga je 25 minuten volledig aan deze taak spenderen. Na 25 minuten gaat de wekker en MOET je even stoppen om  5 minuten iets totaal anders, ontspannends en afleidends te doen, waarna je volgende blok van 25 minuten ingaat.

Nu blijkt dat het in het begin heel moeilijk is om 25 minuten geconcentreerd bezig te zijn. Het zal waarschijnlijk blijken dat jij, net als ik, in het begin vaak al na 10 minuten je concentratie kwijt raakt. Geen nood, dit is het leerproces. Stop zodra je merkt dat je uit focus bent, schakel even af en zet de timer daarna weer gewoon opnieuw op 25 minuten. En dat wellicht wel 6 keer achter elkaar.
De kunst is om niet gefrustreerd te raken of de tijd toch maar uit te zitten, maar om er actief voor te kiezen om nú even te stoppen zodat je dadelijk wel 25 minuten kunt focussen. Zorg er trouwens voor dat je na 2 uur sowieso een wat grotere pauze inbouwt: zowel voor je lijf als je brein is het goed om even te bewegen, zuurstof te happen en een glaasje water te gaan halen.

Wat ik fijn vindt aan deze methode is dat ik mijn brein (en mijn omgeving) ook de zekerheid geef dat ik er af en toe wél ben; als de wekker is gegaan mag ik gewoon emails openen, voicemails luisteren en koffie halen, maar NU EVEN NIET.

In die 25 minuten hoef je je taak trouwens niet af te hebben. Het gaat om 25 minuten geconcentreerd werken, niet om een race tegen de klok: als je maar voortgang boekt.

En nu...


Meer weten over persoonlijk effectiviteit en persoonlijk leiderschap. neem gerust eens contact op.

Bronnen: 


  • McMains S, Kastner, Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex, Journal of Neuroscience, 2011
  • Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014
  • http://pomodorotechnique.com/