maandag 7 september 2015

samenwerken blijft werken




Graag laat ik je delen in wat ik leer uit workshops, boeken, trainingen en mijn eigen praktijk.

Pas geleden kreeg ik van Marco Bogers een leuke mail over vergadertechnieken. Over hoe het kan dat vergaderingen eindeloos lijken te duren, dat aan het eind van de geplande tijd nog een halve agenda overblijft, en dat de belangrijke zaken steeds weer een overleg worden opgeschoven.

Hij stelt dat er één vraag is die je zeker niet moet stellen in een vergadering:

'Is iedereen het er mee eens?'


Zo op het eerste gezicht is de vrager iemand die de mening van anderen serieus neemt en niemand tegen de schenen wil schoppen. En is het ook niet heel democratisch en respectvol om een besluit eerst aan de groep voor te leggen? Jezelf niet boven de rest te stellen?  Toch is het in een organisatorische context een van meest onhandige vragen die je kan stellen, want:

1. ‘Iedereen’ kan geen actie ondernemen

Mensen nemen geen actie als ze worden aangesproken als ‘iedereen’. Spreek mensen aan op hun persoon of op hun rol, dat maakt het veel specifieker. ‘Iedereen’ kan geen actie ondernemen.

2. Je maakt jezelf afhankelijk van de mening van anderen

De vraag of je het ermee eens bent, houdt in dat de vraagsteller zelf geen beslissingen zou kunnen nemen. Als het een gewoonte wordt om dit regelmatig te doen maak je jezelf afhankelijk van de mening van anderen. En durf je zelf helemaal geen beslissing meer te nemen.

3. Je bent aan het spammen

Het is vergelijkbaar met nodeloos collega's in de cc zetten. Je valt ze lastig met dingen waar ze niet echt om gevraagd hebben.

4. Je verspilt andermans tijd

Stel dat er in een vergadering of in een email wisseling serieus op zo’n vraag ingegaan wordt, dan ben je, voordat iedereen zijn mening gegeven heeft, zo een half uurtje verder.

5. Het creëert organisatorische onduidelijkheid

Als steeds bij consensus beslissingen genomen worden is niemand echt verantwoordelijk.


Wat zijn dan betere alternatieven? 



1. Vragen om input, niet om toestemming

Misschien wil je alleen maar input. Als je als vrager wel de bevoegdheid hebt om blogs te publiceren, kan je dat natuurlijk ook gewoon vragen.'Ik wil input op de inhoud van mijn blogpost' Die input kan je meenemen in je beslissing, maar je bent er niet aan gebonden.

2. Vragen om de bevoegdheid te verduidelijken

Als niet duidelijk is wie de bevoegdheid heeft om zomaar content op een blog te publiceren, dan kan de vraagsteller vragen om duidelijkheid rondom de beslissingsbevoegdheid om blogs te publiceren. Als dat nog niet in de organisatie belegd is zou hij kunnen voorstellen om daar een nieuwe rol, met daarbij inbegrepen een verantwoordelijkheid, voor te maken.

3. Vragen of iemand een bezwaar heeft

Dan vraag je geen toestemming, maar consent. Dat is iets heel anders dan consensus (is iedereen het ermee eens?). Bij consensus vraag je of iedereen 'voor' het voorstel is. Als je consent vraagt, hoeft degene die zijn consent geeft niet 'voor' het voorstel te zijn, alleen 'niet tegen'. Het criterium voor een bezwaar is dat er mogelijk schade voor het team zou ontstaan.

Ik vond de mail dermate interessant en passend binnen de visie van Barcavela, dat ik hem graag met je wilde delen. 

NB: Deze informatie sluit aan bij de visie van Getting Teams Done, die heel helder en leesbaar wordt uitgelegd in het boek van Marco Bogers en Diederick Janse. Alle eer voor hun. Meer weten hierover? http://gettingteamsdone.nl/

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen