Onze omgeving verandert, klanten stellen andere eisen, de recessie
eist zijn tol. Dus we moeten als organisatie iets anders gaan doen. Help, hoe
moeten we dat gaan aanpakken?
Met harde hand een andere kant op sturen? Een Poolse landdag
organiseren en met z’n allen gaan nadenken? Een externe inhuren om nieuwe
lijnen uit te zetten?
Graag neem ik je mee in het gedachtegoed van Johanna Kroon,
auteur van het boek "Wat hebben ze nú weer bedacht?" dat ik als basis
in mijn teambegeleidingen gebruik. Zij stelt heel simpel: Eerst relatie, dan
verandering. Als je een verandering wil laten slagen moet je eerste doel zijn
om de relaties binnen de organisatie te verbeteren, pas daarna kun je aan de
slag met je veranderdoel. Dat klinkt
uiteraard heel logisch; als we met z’n allen moeten veranderen is het wel
handig als er ook een ‘wij’ is. Waarom gaat het dan toch zo vaak fout?
FOUT 1. Er is geen veranderverhaal
Op hoog niveau is, na uiteraard heel lang wikken en wegen, besloten dat ‘het’
anders moet. Stapels rapporten, modellen en Powerpointpresentaties zijn de
revue gepasseerd, met allemaal nieuwe woorden en afko’s. De managers hebben
lang kunnen nadenken en tijd gehad om alles te gaan begrijpen. Als het ei is
gelegd moet eigenlijk heel snel gehandeld worden: de lagere managementlagen en
de medewerkers krijgen kort info over de koerswijzigingen en over het nieuwe
werkmodel, en moeten er zo snel mogelijk mee aan de slag. Dat is natuurlijk een
onmogelijke opgave. Je kunt moeilijk van mensen verwachten dat ze veranderingen
omarmen die ze niet begrijpen. Het communiceren vanuit abstracte modellen is
daarnaast heel slecht voor de relatie: het vergroot de kloof tussen de
bovenlaag die de ‘onbegrijpelijke plannen’ heeft bedacht, en de mensen op de
werkvloer die deze plannen moeten gaan uitvoeren. Medewerkers willen zich niet
voelen als een radertje in een of ander managementmodel, zij willen betrokken
worden bij iets dat zij begrijpen en onderschrijven.
Hoe moet het dan wel?
Wat elke verandering daarom nodig heeft is een verhaal over de verandering. Om
te laten zien wat het verschil is tussen een veranderplan en een verhaal, is
het voorbeeld van de Donald Duck heel treffend: Soms stond er een pagina met
een wanordelijke verzameling stippen met nummertjes erbij. Als je met een
balpen de nummertjes volgde dan kwam opeens Goofy tevoorschijn, of Dagobert
Duck. Dat is wat een verhaal doet: het brengt orde aan in schijnbaar
willekeurige en onsamenhangende informatie, waardoor we snappen waar het om
gaat. Het verhaal over de verandering moet goed worden verteld, hoe
interessanter en meeslepender hoe beter. In speeches, tijdens werkoverleg, in
een filmpje, in een leuk veranderboek of in een combinatie van dat alles.
FOUT 2. De communicatie is ongeloofwaardig
Als verandering alleen maar als positief worden gebracht, zal geen enkel medewerker
je geloven. Pretenderen dat het bereiken van het doel een fluitje van een cent
zal zijn, terwijl je alle moeilijkheden die er onderweg te verwachten zijn bagatelliseert
is ook niet handig: Ieder normaal mens weet dat er aan een verandering altijd
nadelen kleven, en dat een doel nooit bereikt kan worden zonder inspanningen, tegenslagen
en opofferingen. Ga je daaraan voorbij, dan is het afgelopen met je geloofwaardigheid.
Medewerkers zullen denken dat je niet weet waar je het over hebt, óf ze denken
dat je ze niet serieus. Allebei funest voor de relatie.
En er speelt nog iets. In veel organisaties liggen ‘lijken in de kast.’ Veel
medewerkers hebben al eerder te maken gehad met verandertrajecten in het
verleden, die heus niet allemaal tot het gewenste doel hebben geleid. Waarom
zou deze verandering dan wél slagen.
Hoe moet het dan wel?
Ieder mislukt verandertraject leidt tot een verlies aan vertrouwen. Er is maar
één manier om dat vertrouwen te herstellen: door wél over de mislukking te
praten. Heb het met elkaar over wat er mis ging, hoe dat een volgende keer te
voorkomen valt. Neem dit op in je veranderverhaal, vertel eerlijk over de
nadelen, de moeilijkheden en de risico’s. Dat is de enige manier om van het
kritische publiek dat je bij een verandering altijd tegenover je zult vinden,
het voordeel van de twijfel te krijgen.
FOUT 3. Het is niet duidelijk wat medewerkers kunnen en mogen verwachten
Vaak wordt van veranderingsprocessen verwacht dat medewerkers meer initiatieven
gaan nemen, dat zij hun kennis, ervaring, talent en inzichten meer gaan
inzetten. De nieuwe cultuur is meer op ontwikkeling van mensen dan op
beheersing en controle gericht. Maar ja, dat gaat zomaar niet! Het gaat
namelijk wel om dezelfde mensen die jaren hebben gehoord dat initiatieven nemen
niet de bedoeling was. Dus wat doen zulke medewerkers als ze horen dat er een
of andere nieuwe visie is ontwikkeld? Die gaan achterover zitten, met de armen
over elkaar, en zeggen: Nou, kom maar op dan met je visie. En vervolgens gaan
ze zitten wachten tot degenen die de nieuwe visie bedacht hebben, er als door
tovenarij voor gaan zorgen dat deze ook tot werkelijkheid gemaakt wordt.
Hoe moet het dan wel?
Maak verwachtingenmanagement tot een hoofdonderdeel van je communicatie rond de
veranderingen. Geef aan wat al vast ligt ligt en wat nog open is? Wat wordt er
van medewerkers verwacht? Wat mogen medewerkers verwachten van het management? En
als het ook in jouw organisatie de bedoeling is dat medewerkers meer gaan
meedenken, dan zult je ze daar als management expliciet toestemming voor moeten
geven. Niet door te zeggen ‘Voortaan moeten jullie meedenken’, maar ‘Voortaan
mogen jullie meedenken’. Mensen expliciet uitnodigen mee te denken en goede
follow-up te geven op hun inbreng is een van de beste dingen die je voor de
relatie kunt doen. Het is namelijk een vorm van waardering, een van de
belangrijkste ingrediënten voor een goede relatie.
Wil je meer informatie of ondersteuning bij een verandertrajekt in jouw
organisatie, neem gerust een keer contact op met
Barcavela
Teksten gedeeltelijk afkomstig uit een artikel van Johanna
Kroon, auteur van het boek "Wat hebben ze nú weer bedacht?"